LOS AUXILIARES DE LA ADMINISTRACION DE JUSTICIA

          Son los funcionarios que cooperan con los Tribunales en el ejercicio de sus funciones jurisdiccionales. Funcionarios que menciona el Código Orgánico de Tribunales reglamentando su designación y funciones, siendo ellos los siguientes:

1.- La Fiscalía Judicial.

2.- Los Defensores Públicos.

3.- Los Relatores.

4.- Los Secretarios.

5.- Los administradores  de tribunales con competencia en lo criminal.

6.- Los Receptores.

7.- Los Procuradores del Número.

8.-  Los notarios

9.- Los Conservadores.

10.-Los Archiveros.

11.- Los Asistentes Sociales Judiciales.

12.- Los Bibliotecarios Judiciales.

                      

 

1.-  LA FISCALIA JUDICIAL

           Las funciones de la fiscalía judiciales se limitarán a los negocios judiciales y a los de carácter administrativo del Estado en que una ley requiera especialmente su intervención. Artículo 350 inciso 3° del Código Orgánico de Tribunales.

 

Organización

          La fiscalía judicial será ejercida por el Fiscal judicial de la Corte Suprema, que es el jefe del servicio  y por los Fiscales judiciales de las Cortes de Apelaciones -artículo.350 del Código Orgánico de Tribunales.

          Todas las Cortes de Apelaciones tienen un fiscal judicial con la excepción de la Cortes de Apelaciones de Santiago que tiene 6, Valparaíso y San Miguel ; Talca, Concepción, Temuco y Valdivia 2.- Pero siempre el número es variable, en atención a que continuamente se están creando nuevos cargos, consecuencia del aumento del número de ministros en algunas Cortes de Apelaciones del país.

          El fiscal judicial de la Corte Suprema es el jefe del servicio -artículo 350  del Código Orgánico de Tribunales

 

Requisitos

Para ser fiscal judicial de la Corte Suprema o de una Corte de Apelaciones, se requieren las mismas condiciones que para ser designado Ministro de esos Tribunales -artículo 461 del Código Orgánico de Tribunales.

 

Nombramiento

Son nombrados por el Presidente de la República. Artículos 283, 284 y 459  del Código Orgánico de Tribunales.

Funciones

a) Los fiscales judiciales según la naturaleza del negocio, actúan como parte principal, como terceros o como auxiliares del juez. La actuación de los fiscales judiciales como parte principal significa que interviene en todos los trámites del juicio, en la misma calidad que lo hace cualquier litigante poseyendo todos los derechos de las partes -artículo. 355 del Código Orgánico de Tribunales- En tal carácter, debe notificársele todas las resoluciones que se dicten en el proceso, puede presentar los escritos y solicitar las diligencias que desee o interponer todos los recursos que estime procedentes.

          En los demás casos bastará que antes de la sentencia o decreto definitivo del juez o cuando éste lo estime conveniente examine el proceso y exponga las conclusiones que crea procedente.

b) En las contiendas de competencia suscitadas por razón de la materia de la cosa litigiosa o entre tribunales que ejerzan jurisdicción de diferente clase -artículo 357 Nº2 del Código Orgánico de Tribunales.

c) En los juicios sobre responsabilidad civil de los jueces o de cualquiera empleados públicos por sus actos ministeriales -artículo. 357 Nº 3 del Código Orgánico de Tribunales.

 d) En los juicios sobre estado civil de alguna persona -artículo 357 Nº 4 del Código Orgánico de Tribunales y 753 del Código de Procedimiento Civil.

e) En los negocios que afecten bienes de corporaciones o fundaciones de derecho público, siempre que el interés de las mismas conste en el proceso o resulte de la naturaleza del negocio cuyo conocimiento corresponda a un Ministro de Corte de Apelaciones como Tribunal Unipersonal de Excepción -artículo 357 nº 5 del Código Orgánico de Tribunales.

f) En general, en todo negocio respecto del cual las leyes prescriban expresamente la audiencia o intervención de los fiscales judiciales, artículo 357 nº 6 del Código Orgánico de Tribunales.

          A modo de ejemplo, podemos señalar que la ley prescribe la audiencia o intervención del los fiscales judiciales en los siguientes casos:

 

A.- Cuando se pide a la Corte Suprema que ordene el cumplimiento en Chile de una sentencia pronunciada por un tribunal extranjero -artículo 248  del Código de Procedimiento Civil.

B.- Cuando se deduce Recurso de Revisión, debe oírse al fiscal  judicial antes de su fallo, artículo 813  del Código de Procedimiento Civil.

          

Responsabilidad de los Fiscales judiciales

          Los fiscales judiciales son responsables criminal y civilmente en el desempeño de sus funciones. Se le aplican las normas del Código Orgánico de Tribunales referentes a la responsabilidad de los jueces, en cuanto atendida la naturaleza de las funciones que desempeñan estos funcionarios, dichas disposiciones le sean aplicables.

          De las acusaciones o demanda que se entablen contra los fiscales judiciales para hacer efectiva su responsabilidad, conocen los mismos tribunales designados por la ley para conocer en contra de las que se entablen en contra de los jueces.

          Para determinar la competencia de los funcionarios de que se trata se considerará como miembros de la Corte Suprema o de Apelaciones a los respectivos fiscales judiciales.

 

 

2.- LOS DEFENSORES PÚBLICOS

          Son los auxiliares d la administración de justicia encargados de representar ante los Tribunales, los intereses de los menores, de los incapaces, de los ausentes y de las obras pías o de beneficencia.

         

Organización

          En cada territorio jurisdiccional de un juzgado de letras deberá haber por lo menos uno de estos funcionarios.

Requisitos para ser Defensor Público.-

          Se requiere cumplir con los requisitos que se necesitan para ser juez de letras -artículo 462 del Código Orgánico de Tribunales.

 

Nombramiento.

          Son nombrados por el Presidente de la República previa propuesta en terna de la respectiva Corte de Apelaciones. Cumpliéndose con las disposiciones del párrafo 3º del Título X del Código Orgánico de Tribunales.

 

Funciones:

          Las funciones de los Defensores Públicos son:

A.- Informar en los asuntos judiciales que interesan a los incapaces, a los ausentes y a las obras pías o de beneficencia. La función primaria de los Defensores Públicos consiste en dictaminar en los juicios y actos no contenciosos en que intervengan dichas personas.

          La intervención de estos funcionarios puede ser obligatoria o facultativa.

          Es obligatoria en aquellos casos en que la ley dispone que los jueces deben oír a los defensores, existen dos casos en que la ley dispone la obligación de oír al Defensor Público, ellos son:

a) En los juicios que se susciten entre un representante legal y su representado.- artículo 366 Nº 1 del Código Orgánico de Tribunales.-

b) En los actos de los incapaces o de sus representantes legales, de los curadores de bienes, de los menores habilitados de edad para los cuales actos exija la ley autorización o aprobación judicial.

c) Y, en general, en todo negocio respecto del cual las leyes prescriban expresamente la audiencia o intervención del ministerio de los defensores públicos o de los parientes de los interesados.-

La intervención del Defensor Público es facultativa en los casos en que juez estime conveniente solicitar su dictamen. El artículo 369 del Código Orgánico de Tribunales se encarga de establecer la intervención facultativa al señalar que "los jueces pueden oír al Ministerio de los defensores públicos en los negocios que interesen a los incapaces, a los ausentes, a las herencias yacentes, a los derechos de los que están por nacer a las personas jurídicas o a las obras pías, siempre que lo estime conveniente."

          El Defensor normalmente informa por escrito al Tribunal mediante dictámenes llamados "VISTAS", sin embargo, en ciertos casos la ley dispone que puede ser oído verbalmente por el tribunal en alguna audiencia a la cual cita a los interesados, por ejemplo el artículo 839 del Código de  Procedimiento Civil.

           Representar en asuntos judiciales a los incapaces, a los ausentes y a las fundaciones de beneficencia que no tenga guardador, procurador o representante legal.

          En tal carácter, pueden actuar como demandante o demandado en representación de las personas que carecen de representante, además pueden deducir acciones judiciales en contra de los representantes legales de esas personas conforme a lo prescribe el inciso 3º del artículo 367 del Código Orgánico de Tribunales.- Esta representación no reviste el carácter de obligatoria, sino que sólo es facultativa para los Defensores, en otras palabras, no puede obligarse al defensor a que asuma la representación de esas personas.

          Sin embargo, esta regla tiene una excepción importante en la cual el Defensor se encuentra obligado a asumir la representación de las personas ausentes, de acuerdo a lo prescrito en el inciso 2º del artículo 367 el Defensor está obligado a asumir la representación de los ausentes cuyo paradero se ignore y que han dejado mandatario en Chile, sin facultad para contestar nuevas demandas. (Artículo 11 del Código Procedimiento Civil)

          El Defensor tiene derecho a cobrar honorarios cuando asume la representación de algunas de estas personas -artículo 367 inciso final, los que se regularán de acuerdo a lo prescrito en el artículo 2117 del Código Civil, es decir se regula por  acuerdo de las partes, antes o después del contrato, la costumbre o el juez.

 

B.- Velar por el recto desempeño de las funciones de los guardadores de los incapaces, de los curadores de bienes, de los representantes legales de la fundación de beneficencia y de los encargados de la ejecución de las obras pías.

         

C.- Subrogar a los jueces de letras. Al Defensor Público le corresponde subrogar a los jueces de letras cuando exista uno sólo en la comuna o agrupación de comunas.   

    

 

      

Remuneración

          Los Defensores Públicos tienen derecho a cobrar honorarios profesionales cuando asumen la representación de alguna de las personas cuyos intereses están llamados a defender -artículo 492  del Código Orgánico de Tribunales.

 

3.-   LOS RELATORES

          Son los funcionarios encargados de dar a conocer el contenido de los procesos a los miembros de los Tribunales colegiados. La razón de ser de estos funcionarios, radica que en los tribunales unipersonales, los jueces se imponen por si mismo del contenido del expediente, en cambio, en los tribunales colegiados sus miembros por su número no están en condiciones de imponerse separadamente de ellos, lo contrario, significaría un enorme pérdida de tiempo con la consecuente demora en su decisión, es por ello que su conocimiento queda entregado a los relatores, sin perjuicio del examen que los miembros del tribunal estimen necesario efectuar por si mismos -artículo 161 del Código de Procedimiento Civil.

 

Organización

          Cada Corte de Apelaciones tiene el número de relatores que señala la ley(artículo 59 del Código de Tribunales) 

 

Requisitos

          Para ser Relator se requieren las mismas exigencias que para ser juez de letras de comunas o agrupación de comunas –artículos 463 y 464 del Código Orgánico de Tribunales, esta última disposición legal acota, entre otras cosas, que no pueden ser relatores, los que no pueden ser jueces de letras.

          En cuanto a su nombramiento las reglas pertinentes se contienen en el artículo 285 del Código Orgánico de Tribunales.

 

Funciones

          Las funciones de los Relatores están indicadas en el artículo 372 del Código Orgánico de Tribunales.-, y ellas son principalmente las que se indicaron al estudiar la vista de la causa; pero además deben dar cuenta diaria de:

 

1.- Las solicitudes que se presenten en calidad de urgentes.

2.- De las que no pudieren ser despachadas por la sola indicación de la suma.

3.- Y de los negocios que la Corte mandare pasar por ellos -artículo 372 Nº 1 del Código Orgánico de Tribunales.

          La cuenta de los escritos que puedan despacharse con la sola indicación de la suma debe ser hecha por los secretarios -artículo 380 Nº 1 del Código Orgánico de Tribunales, pero en la práctica no ocurre así y la cuenta de todos los escritos la dan los relatores.

          Los relatores presentan las solicitudes a la Corte para que se dicten las providencias de tramitación que fueren procedentes, si la Corte consta de varias salas, esta función corresponde al relator de la sala tramitadora -la primera- o al especial que se destine a estas funciones para que presente las solicitudes a dicha sala .

También, el secretario de la Corte puede hacer la cuenta relativa a la tramitación de asuntos del tribunal.

 

4.-   LOS SECRETARIOS

          El artículo 379 del Código Orgánico de Tribunales señala que los secretarios de las Cortes y juzgados, son ministros de fe pública encargados de autorizar, salvo las excepciones legales, todas las providencias, despachos y actos emanados de aquellas autoridades, y de custodiar los procesos y todos los documentos  y papeles que sean presentados a la Corte y juzgado en que cada uno de ellos deba prestar sus servicios.

          En general, su labor más frecuente consiste en autorizar las resoluciones y actuaciones del tribunal y recibir las solicitudes que se presenten para ponerlas a disposición del respectivo tribunal, así lo determinan expresamente los artículos 30 y 33 del Código Orgánico de Tribunales.

          Sin embargo, consideramos útil dejar desde luego por sentado que existen algunas importantes actuaciones del tribunal en que la autorización no debe prestarla el secretario sino que los receptores quienes también tienen el carácter de ministros de fe, siendo ellas:

 

a) La declaración de testigos y,

b) La absolución de posiciones.

 

Funciones

Están específicamente señaladas por el artículo 380 del Código Orgánico de Tribunales, siendo las siguientes:

 

1.- Dar cuenta diariamente a la Corte o juzgado en que presten sus servicios de los escritos o solicitudes presentadas por las partes o interesados.

2.- Autorizar las providencias o resoluciones que recayeren sobre dichas solicitudes y hacerlas saber a los interesados que acudieren a la oficina para tomar conocimiento de ellas, anotando las notificaciones que hicieren, y practicar las notificaciones por el estado diario.

3.- Dar conocimiento a cualquiera persona que lo solicitare de los procesos que tengan archivados en sus oficinas y de todos los actos emanados de la Corte o Juzgado, salvo los casos en que el procedimiento deba ser secreto en virtud de una disposición expresa de la ley;

4.- Guardar con el conveniente arreglo los procesos y demás papeles de su oficina, sujetándose a las órdenes e instrucciones que la Corte o juzgado respectivo le diere sobre el particular.

5.- Autorizar los poderes judiciales que puedan otorgarse ante ellos esta disposición debe concordarse con lo expresado en la parte final del inciso 2° del artículo 6° del Código
de Procedimiento Civil.

6.- Las demás que le impongan las leyes.

Dichos registros se llevarán tanto en los juzgados como en los tribunales colegiados y cada quinientas fojas se empastarán anualmente. El registro de depósitos a que se refiere el artículo 507 del Código Orgánico de Tribunales.

Requisitos y Nombramientos

Deben cumplir con los requisitos de todo funcionario del escalafón primario del Poder Judicial (título de abogado y haber aprobado el curso de formación de la Academia Judicial). Son nombrados por el Ministerio de Justicia, a propuesta en terna de la Corte de Apelaciones respectiva.

 

5.-  LOS ADMINISTRADORES DE TRIBUNALES CON COMPETENCIA EN CRIMINAL

Generalidades

            De conformidad con lo expresado en el Código Orgánico de Tribunales, artículo 389 A. Son funcionarios auxiliares de la administración de justicia encargados de organizar y controlar la gestión administrativa de los tribunales orales y de los juzgados de garantía.

Funciones

A estos funcionarios les corresponde:

a) Dirigir las labores administrativas propias del funcionamiento del tribunal o juzgado, bajo la supervisión del juez presidente del comité de jueces;

b) Proponer al comité de jueces la designación de un subadministrador, de los jefes de unidades  y de los empleados del tribunal,

c) Proponer al juez presidente  la distribución del personal;

d) Evaluar el personal a su cargo;

e) Distribuir las causas a los jueces o a las salas del respectivo tribunal, conforme al procedimiento objetivo y general aprobado;

f) Remover al subadministrador, a los jefes de unidades y al personal de empleados, de conformidad al artículo 389 F;

g) Llevar la contabilidad y administrar la cuenta corriente del tribunal, de acuerdo a las instrucciones del juez presidente;

h) Dar cuenta al juez presidente acerca de la gestión administrativa del tribunal o juzgado;

i) Elaborar el presupuesto anual, que deberá ser presentado al juez presidente a más tardar en el mes de mayo del año anterior al ejercicio correspondiente. El presupuesto deberá contener una propuesta detallada de la inversión de los recursos que requerirá el tribunal en el ejercicio siguiente;

j) Adquirir y abastecer de materiales de trabajo al tribunal, en conformidad con el plan presupuestario aprobado para el año respectivo, y

k) Ejercer las demás tareas que le sean asignadas por el comité de jueces o el juez presidente o que determinen las leyes.

l) Autorizar el mandato judicial y efectuar las certificaciones que señale la ley expresamente – artículo 389 G del Código Orgánico de Tribunales.

 

Requisitos para ser Designado Administrador y forma de su nombramiento

Para ser administrador de un tribunal con competencia en lo criminal se requiere estar en posesión de un título profesional relacionado con las áreas de administración y gestión, otorgado por una universidad o por un instituto profesional de una carrera de ocho semestres de duración a lo menos.

 

Designación

Los administradores serán designados por el comité de jueces respectivo  de una terna que confeccionará el juez presidente. Para la confección de la terna se llamará a un concurso público de oposición y antecedentes. En relación con esta materia le son aplicables a los administradores las disposiciones del título XII del Código Orgánico de Tribunales, esto es,  las que rigen para los auxiliares de la administración de justicia ubicadas desde los artículo 458 y siguientes.

 

Atribuciones de carácter disciplinario del administrador.

El administrador tiene las facultades de remover a los siguientes funcionarios:

a) Al subadministrador.

b) A los jefes de unidades.

c) y al personal

 

Remoción del administrador

La remoción del administrador podrá ser solicitada por el juez presidente y será resuelta por el comité con apelación ante el Presidente de la Corte de Apelaciones respectiva, recurso que se someterá a los plazos establecidos en el caso del subadministrador y demás funcionarios, al que nos referimos anteriormente.                      

6.-  LOS PROCURADORES DEL NÚMERO

En general, la ley denomina procurador a los mandatarios judiciales. Sin embargo, es necesario destacar, dentro de esta categoría a los procuradores del número que tienen la calidad de
auxiliares de la administración de justicia encargados de representar a las partes en juicios -artículo 394 del Código Orgánico de Tribunales.- La ley, en ciertos y determinados casos, impone a las partes la obligación de actuar ante determinados tribunales representadas por estos funcionarios.

Funciones

1.- Representar a las partes ante la Corte Suprema y Cortes de Apelaciones. Haciendo hincapié que el litigante rebelde solo puede comparecer ante las Cortes de Apelaciones representado por abogado o por procurador del número;

2.- Deben dar aviso sobre el estado de los asuntos que tuvieren a su cargo, o sobre las providencias y resoluciones que en ellos se pronunciaren, a los abogados a quienes estuviere
encomendada la defensa de esos asuntos.

3.- Servir gratuitamente a los pobres conforme a lo dispuesto por el artículo 595.

Remuneración

Estos funcionarios no perciben remuneración del Estado y sus servicios deben ser cancelados por las partes con arreglo al arancel respectivo fijado por el Presidente de la República, previo informe de la Corte Suprema. Además, el Presidente de la República anualmente también con previo puede modificar en todo o en parte tales aranceles, considerando especialmente las variaciones que haya experimentado el valor adquisitivo de la moneda.

7.-   LOS RECEPTORES

            Son ministros de fe pública encargados de hacer saber a las partes, fuera de las oficinas de los secretarios, los decretos y resoluciones de los Tribunales de Justicia, y de evacuar todas
aquellas diligencias que los mismos tribunales le cometieren -artículo.390 del Código Orgánico de Tribunales.-

Su función primordial consiste en practicar las notificaciones fuera de las oficinas de los secretarios. Aparte de lo anterior autorizan algunas actuaciones del tribunal, tales como las
declaraciones de los testigos y la absolución de posiciones.

Organización

Los receptores se encuentran al servicio de la Corte Suprema, de las Cortes de Apelaciones y de los juzgados de letras del territorio jurisdiccional al que estén adscritos. Los receptores se desempeñan en todo el territorio jurisdiccional del tribunal respectivo, pero también pueden practicar las actuaciones ordenadas por éste en otra comuna comprendida dentro del territorio jurisdiccional de la misma Corte  -artículo  391 del Código Orgánico de Tribunales.

En cada comuna o agrupación de comunas que constituye el territorio jurisdiccional de juzgado de letras habrá el número de receptores que determine el Presidente de la República, previo informe favorable de la respectiva Corte de Apelaciones. Sin embargo, en los casos, que por impedimento de los receptores judiciales, sea por enfermedad u otro motivo calificado, el tribunal, designar en esa calidad a un empleado del tribunal para solo efecto que practique una diligencia determinada que no puede realizarse por ausencia del o de los titulares.

 

8.-   LOS  NOTARIOS

  Son ministros de fe pública encargados de autorizar y guardar en su archivo los instrumentos que ante ellos se otorgaren, de dar a las partes interesadas los testimonios que pidieren y de practicar las demás diligencias que la ley les encomiende, tal es el concepto que de estos funcionarios auxiliares de la administración pública nos entrega el artículo 399 del Código de Tribunales.

Organización

     Habrá un notario a lo menos, en cada comuna o agrupación de comunas que constituye territorio jurisdiccional de jueces de letras. Pero, en aquellos territorios jurisdiccionales formados por una agrupación de comunas, el Presidente de la República, previo informe favorable de la Corte de Apelaciones respectiva, podrá crear nuevas notarías disponiendo que sus titulares establezcan sus oficios dentro del territorio de una comuna determinada. Estos notarios pueden ejercer sus funciones dentro de todo el territorio del juzgado de letras en lo civil que corresponda.

   Cuando en una comuna existan más de una notaría, el Presidente de la República le asignará a cada una de ellas una numeración correlativa.

Requisitos

Para ser designado notario se necesitan de las mismas condiciones que se requiere para ser juez de letras - artículo 463 del Código Orgánico de Tribunales - de modo que la disposición precitada debe concordarse con el artículo 252 del mismo texto legal. Además, en el artículo 465 del Código Orgánico de Tribunales se establecen inhabilidades específicas para desempeñar este cargo, siendo ellas las siguientes:

a) Los que hallen interdictos por demencia o prodigalidad. b.- Los sordos, los ciegos y los mudos;

b) Los sometidos a proceso por crimen o simple delito, y

c)   Los que estuvieren sufriendo la pena de inhabilitación para cargos y oficios públicos.-.

Los notarios son designados por el Presidente de la República, a propuesta de la respectiva Corte de Apelaciones, tribunal que para tal efecto deberá confeccionar una tema artículo  459 del Código Orgánico de Tribunales.

Funciones  

Están establecidas en el artículo 401 del  Código Orgánico de Tribunales siendo las más importantes  las siguientes:

a) Extender los instrumentos públicos con arreglo a las instrucciones que de palabra o por escrito le dieren las partes otorgantes;

b) Levantar los inventarios solemnes;

c) Efectuar protestos de letras de cambio y demás instrumentos mercantiles. El protesto, es un procedimiento solemne que se encuentra minuciosamente reglado en los artículos 59 a 78 de la ley 18.092.

d) En general, dar fe de los hechos para que fueren requeridos y que no estuvieren encomendados a otros funcionarios. A vía de ejemplo, tenemos que pueden desempeñarse en calidad de actuarios en los juicios de partición seguidos ante los jueces árbitros  -artículos 632 y 648 del Código de Procedimiento Civil.

e) Autorizar las firmas que se estampen en documentos privados, sea en su presencia o cuya autenticidad les conste;


DE LAS ESCRITURAS PÚBLICAS

Dentro de las facultades dadas por la ley a estos funcionarios resulta incuestionable que la de mayor relevancia y trascendencia consiste en el otorgamiento de escrituras públicas, de ahí entonces que resulte conveniente detenerse en su análisis. Para tal efecto, en primer término reproduciremos el concepto que sobre el particular expresa el artículo 1699 del Código Civil: “Instrumento público o auténtico es el autorizado con las solemnidades legales por el competente funcionario”. Por su parte el artículo 403 del Código Orgánico de Tribunales nos proporciona una definición de escritura pública: “Escritura pública es el instrumento público o auténtico otorgado con las solemnidades que fija esta ley, por el competente notario, e incorporado en su protocolo o registro público”. De la simple lectura de este precepto se desprende en forma inequívoca que la escritura pública es una especie de instrumento público.

 

Requisitos de la Escritura Pública

1.- Debe ser otorgada por un notario competente;

2.- Debe reunir los solemnidades legales, y

3.- E incorporarse en el protocolo o registro público.-

 

Solemnidades para el otorgamiento de las escrituras públicas.

El Código Orgánico de Tribunales, en diversas disposiciones señala las condiciones bajo las cuales deben otorgarse  las escrituras públicas, siendo ellas las siguientes:

 

A.- Debe otorgarse ante notario competente. Así  lo determina el artículo 405 del Código Orgánico de Tribunales en su inciso primero, cuando expresa, sic: «Las escrituras públicas deberán otorgarse ante notario.” y consecuente con esta disposición, el No 1 del artículo 426 del texto legal citado señala la sanción, exponiendo: “No se considera pública o auténtica la escritura: 1. Que no fuere autorizada por persona que no sea notario, o por notario incompetente, suspendido o inhabilitado en forma legal,...”. No esta demás agregar que la manera de acreditar la presencia del notario es mediante su firma y así lo ordena el artículo 406: “Las escrituras serán rubricadas y selladas en todas sus fojas por el notario...”, y podríamos agregar que el plazo para hacerlo es de sesenta días, pues el artículo 426 en su No 6 establece: “No se considera pública o auténtica la escritura que no firme dentro de los sesenta días siguientes de su fecha de anotación en el repertorio”.

B.- Debe ser firmada por las partes. Antes de  estampar su firma las partes pueden exigir al notario que antes de firmarla proceda a dar lectura en alta voz, formalidad que puede omitirse si acuerdan leerla ellos mismos. Artículo 407 del Código Orgánico de Tribunales.-

Las partes al firmar la escritura deben usar tinta fija o pasta indeleble -artículo 426  del Código Orgánico de Tribunales.

 

C.- Requisitos a observarse en la confección de la escritura

 a) Deben escribirse en idioma castellano y en estilo claro y preciso. No obstante, pueden emplearse palabras de otro idioma que sean generalmente usadas como términos de una determinada ciencia o arte – artículo 404 del  Código Orgánico de Tribunales.-

b) Pueden ser extendidas manuscritas, mecanografiadas o en otra forma que las leyes autoricen. Pero cuando sean manuscritas debe utilizarse tinta fija o pasta indeleble.

c) Debe indicarse el lugar y fecha de su otorgamiento, la individualización del notario autorizante y el nombre de los comparecientes, con expresión de la nacionalidad, estado civil, profesión, domicilio y cédula de identidad;

d) El funcionario otorgante al autorizar la escritura indicará el número de anotación que tenga en el repertorio, la que se hará el día en que sea firmada por el primero de los otorgantes;

e) Las escrituras serán rubricadas y selladas en todas sus fojas por el notario – artículo 406  del Código Orgánico de Tribunales.-;

f) El ministro de fe, debe salvar las adiciones, apostillas, entrerrenglonaduras, raspaduras u otra alteración en las escrituras originales, al final y antes de las firmas de los que las suscriban. En caso de no proceder de la forma propuesta, éstas carecen de valor.

g) Los notarios deben velar por el oportuno e íntegro pago de los tributos a que esté afecto el o los contratos a que dichas escrituras se refieren.

Copias de las escrituras públicas

En las escrituras públicas debemos distinguir dos clases de instrumentos:

 

A.- El original, que constituye la matriz y se trata de la escritura que se encuentra agregada en el protocolo o registro público y firmado por las partes y el competente notario.

B.- Las copias que con aquellos instrumentos, manuscritos, impresos, focopiados, litografiados o fotograbados y que con reproducción fidedigna de la matriz u original, circunstancia que debe expresarse en ellas, además se insertará la fecha, firma y sello del notario.

          Estas copias serán otorgadas únicamente por el notario autorizante, el que lo subroga o suceda legalmente o por el archivero a cuyo cargo se encuentre el protocolo respectivo artículo 421 del Código Orgánico de Tribunales.

          En cuanto al número de copias que se pueden otorgar, no existe límite, la ley solo impone como requisitos previo el pago del impuesto que corresponda, artículo 423 del Código Orgánico de Tribunales.

          Las copias deben contener el texto íntegro de las escrituras a que se refieren, salvo el caso en que la ley ordene otra cosa o que por decreto judicial se le ordene al notario certificar sobre una parte de ellas.

 

Sanciones establecidas por la ley para el caso que se omitan las formalidades legales en el otorgamiento de las escrituras públicas y sus correspondientes copias

          El Código Orgánico de Tribunales establece diversas sanciones en el caso de las omisiones a que se refiere este título, siendo ellas:

 

1.- La nulidad de las escrituras públicas. Los artículos 412 y 426 prescriben  como sanción la nulidad de las escrituras públicas en los siguientes casos:

a) Cuando contengan disposiciones o estipulaciones a favor del notario que las autorice, de su cónyuge, ascendientes, descendientes o hermanos;

b) Cuando los otorgantes no hayan acreditado su identidad en algunas de las formas establecidas en el artículo 405 o en que no aparezcan las firmas de las partes y del notario;

c) Cuando fuere autorizada por persona que no sea notario, o por notario incompetente, suspendido o inhabilitado en forma legal;

d) Que no se encuentre incorporado en el protocolo o que éste no pertenezca al notario autorizante  o al que este subrogando legalmente;

e) En la que no hubiere dejado constancia de la circunstancia de que los comparecientes no supieren o no pudieren firmar, por lo que hará  a su ruego uno de los otorgantes que no tenga un interés contrario. Artículo 407 del Código Orgánico de Tribunales.

f)  Cuando no se haya escrito en idioma castellano;

g) Que las firmas de los otorgantes  y del notario y en las escrituras manuscritas no se haya utilizado tinta fija o pasta indeleble, y

h) Que no se firme dentro de los sesenta días siguientes a la fecha de su anotación en el Repertorio.

          Si nos detenemos en el examen de las situaciones antes descritas podemos advertir que  las letras a) y b) corresponden a las hipótesis referidas en el artículo 426, mientras que los otros casos se encuentran cubiertos por las prescripciones del artículo  426. Pues bien, el primero de ellos impone expresamente como sanción la nulidad; mientras que el segundo, la priva de su carácter de instrumento público o auténtico, esto es, solamente podría invocarse como instrumento privado en cuanto a su valor probatorio.

 

2.- No constituir parte del texto. El artículo 428 del Código Orgánico de Tribunales, señala que en el caso de que aparezcan palabras interlineadas, enmendadas o sobrepasadas de un documento notarial  y no hayan sido salvadas antes de la firma del instrumento respectivo, se tendrán por no escritas.

 

Obligación de incorporar la escritura pública en el protocolo o registro público.

          El artículo 429 del Código Orgánico de Tribunales, impone a todo notario, la obligación de llevar un protocolo, el que se formará insertando las escrituras en el orden numérico que le haya correspondido en el repertorio, esto es, las escrituras se van consignando en las hojas que van a constituir el protocolo, en el cual se agregan asimismo los documentos a que alude el artículo 415.

          Los protocolos y documentos protocolizados deben guardarse y conservarse en cajas de seguridad o bóvedas contra incendios – artículo 433 del Código Orgánico de Tribunales.

          Los protocolos serán entregados al archivero judicial  que corresponda siempre que tengan más de un año desde la fecha del cierre y los índices de escrituras públicas que tengan más de diez años.

 

Las protocolizaciones

          El artículo 415 del Código Orgánico de Tribunales nos entrega un concepto  de  lo que significa protocolizar y al respecto señala  que es el hecho de agregar un documento al final del registro de un notario a pedido de quien lo solicita.

 

Objeto de la protocolización.

          Es indudable que la protocolización presenta ciertas ventajas, siendo ellas las siguientes:

A.- Se conservan los documentos;

B.- El instrumento de conformidad con lo dispuesto en el artículo 1703 del Código Civil y 419 del Código Orgánico de Tribunales, desde su anotación en el repertorio adquiere fecha cierto respecto de terceros.

C.-  Los testamentos cerrados, y abiertos en forma legal; testamentos solemnes abiertos que se otorguen en hojas sueltas, siempre que su PROTOCOLIZACION se haya efectuado a más tardar dentro de tercero día siguiente hábil al de su otorgamiento; los testamentos  menos solemnes o privilegiados que no hayan sido autorizados por notario, previo decreto del juez competente; actas de oferta de pago; instrumentos otorgados en el extranjero; las transcripciones y las traducciones efectuadas por el interprete oficial o los peritos nombrados al efecto por el juez competente y debidamente legalizadas que sirvan para otorgar escrituras en Chile, valen  como instrumentos públicos, una vez que se proceda a su protocolización.

 

Remuneración de los notarios

          Los notarios de acuerdo a lo que se expresa en el artículo 492 del Código Orgánico de Tribunales gozan de los emolumentos que le correspondan de acuerdo al respectivo arancel. Para tal efecto, la ley faculta al Presidente de la República, previo informe de la Corte Suprema para fijar los aranceles de estos funcionarios auxiliares de la administración de justicia.

          Anualmente el Presidente de la República, previo informe del Tribunal citado, podrá modificar len todo o en parte dichos aranceles considerando las variaciones que haya experimentado el valor adquisitivo de nuestra moneda.

 

Subrogación de los notarios

          Cuando un notario se ausente o se inhabilite para el ejercicio de sus funciones, el juez  de letras respectivo designará al abogado que haya de reemplazarle mientras dure el impedimento o que estuviere sin proveer el cargo.

          En los lugares de asiento de Corte de Apelaciones la designación de reemplazante corresponderá al Presidente de ella.

          El artículo 478 del mismo cuerpo de leyes en su inciso tercero expone: en los permisos hasta por dos meses el notario podrá proponer al juez el abogado que deba subrogarlo bajo su responsabilidad, propuesta que en el caso de los notarios de cuarta categoría podrá recaer también  en el oficial 1° de la oficina respectiva.

 

9.-  LOS CONSERVADORES

Son Ministros de fe pública encargados de los registros conservatorios de bienes raíces, de comercio, de minas, de accionistas de sociedades propiamente mineras, de asociaciones de canalistas, de prenda agraria, de prenda industria, de especial de prenda y demás que le encomienden las leyes.

Organización

Debe haber un conservador en cada comuna o agrupación de comunas que constituya el territorio jurisdiccional de un juzgado de letras. En algunos territorios jurisdiccionales en que existe un
sólo notario, el Presidente de la República puede disponer que ejerza al mismo tiempo el cargo de Conservador.

 

Funciones

En general, corresponde a estos funcionarios auxiliares de la administración de justicia, practicar las inscripciones, subinscripciones que ordenan las leyes en sus respectivos registros y otorgar las copias y certificaciones y demás actos o diligencias que competan a sus respectivos registros. Sobre la manera de realizar las inscripciones y los títulos a que ellas se refieran se estudia en la asignatura de Derecho Civil, al igual que los reglamentos sobre el funcionamiento del Conservador. Sobre esta materia, cabe hacer notar que el artículo 452 establece, “Se extiende a los conservadores, en cuanto es adaptable a ellos, todo lo dicho en este Código respecto de los notarios”.

 

11.-  LOS ARCHIVEROS

          Son Ministros de fe pública encargados de la custodia de los documentos expresados en el artículo 455 del Código Orgánico de Tribunales y de dar a las partes interesadas los testimonios que de ellos pidieren.

Organización

          Debe haber un archivero en las comunas asiento de Corte de Apelaciones y en las demás que determine el Presidente de la República, con previo informe de la Corte de Apelaciones.

Funciones

          El artículo 455 del Código Orgánico de Tribunales, se encarga de determinar las funciones de estos auxiliares de la administración de justicia, siendo ellas, las siguientes:

1.- Custodiar los documentos que a continuación se expresan:

a) Los procesos afinados que se hubieren incoado ante los jueces de letras de comuna o agrupación de comunas, o ante la Corte de Apelaciones o ante la Corte Suprema, si el archivero
lo fuere en el territorio jurisdiccional en que estos tribunales tienen su asiento; todo proceso que se ordene archivar será remitido al archivero dentro de los tres meses a contar de la fecha que se ordene su archivo;

b) Los procesos afinados que se hubieren seguido dentro del territorio jurisdiccional respectivo de los jueces árbitros;

c) Los libros copiadores de sentencias de los tribunales expresados en la letra a).

d) Los protocolos de escrituras públicas otorgadas en el territorio jurisdiccional respectivo.

 

2.- Guardar con el conveniente arreglo los procesos, libros de sentencias, protocolos y demás papeles de su oficina, sujetándose a las instrucciones que la Corte o juzgado respectivo
le diere sobre el particular.

3.- Facilitar, a cualquiera persona que lo solicite, el examen de los procesos, libros o protocolos de sus archivos.

4.- Dar a las partes interesadas, con arreglo a la ley, los testimonios que pidieren de los documentos que existieren en su archivo.

5.-  Formar y publicar, dentro del término que el Presidente de la República señale en cada caso, los índices de los procesos y escritura con que se instale la oficina; y en los meses de marzo y abril, después de instalada, los correspondientes al último año. Estos índices serán formados con arreglo a las instrucciones que den las respectivas Cortes de Apelaciones;

6.- En cuanto a ministros de fe deben dar conforme a derecho los testimonios y certificados que les pidan; y a poner, a petición de parte las respectivas notas marginales en las escrituras públicas;

7.- Podrán dar copias autorizadas de las escrituras contenidas en los protocolos de su archivo, en todos aquellos casos en que el notario que haya intervenido en su otorgamiento habría podido darlas.

Remuneración

          Al igual que los notarios y conservadores gozan de los emolumentos que les señale el arancel respectivo - artículo 492 del Código Orgánico de Tribunales.

         

12.-  LOS ASISTENTES SOCIALES JUDICIALES

          Son auxiliares de la administración de justicia, encargadas de informar al tribunal acerca de los aspectos sociales y económicos, ambientales, educacionales y demás que se les requiera, con respecto a las partes o los hechos y situaciones que han provocado el conflicto o la conducta irregular del individuo. Artículo 457 del Código Orgánico de Tribunales.

 

Organización

          En cada juzgado especial de menores habrá, a lo menos, una asistencia social judicial.

Condiciones para su designación

Sobre el particular, la ley exige:

a) Tener más de veintiún años de edad;

b) Encontrarse en posesión del Título de Asistente Social otorgado por alguna Universidad del Estado o reconocida por éste.

          Estas funcionarías son nominadas por el Presidente de la República, a propuesta en tema de la Corte de Apelaciones respectiva -artículo 289 bis del Código Orgánico de Tribunales.

 

DISPOSICIONES GENERALES APLICABLES A LOS
AUXILIARES DE LA ADMINISTRACIÓN DE JUSTICIA

 

Nombramiento

          Todos los Funcionarios auxiliares de la administración de justicia son designados por el Presidente de la República a propuesta de la Corte Suprema o de la respectiva Corte de Apelaciones, según corresponda, enseguida examinaremos someramente las exigencias que formula el legislador para postular a estos cargos.

           Para ser  Fiscal  judicial de la Corte Suprema y de las Cortes de Apelaciones, se requieren las mismas condiciones que para ser Ministro de los respectivos tribunales. Tratándose de Fiscal judicial de la Corte Suprema se propone al Presidente de la República una
nómina de cinco nombres confeccionada por ese mismo tribunal; en tanto que para ser Fiscal judicial de una Corte de Apelaciones, se somete a la consideración del Presidente de la República una terna.

Requisitos para ser Secretario

          En este caso es necesario distinguir:

 

a) Secretario de la Corte Suprema o de las Cortes de Apelaciones, se requieren las mismas condiciones que para ser juez de letras de comuna o agrupación de comunas – artículo 463 del Código Orgánico de Tribunales, y

b) Secretario de juzgado de letras, se requiere ser abogado –artículo  466 del Código Orgánico de Tribunales.

 

Defensor Público

          Para ocupar tales cargos se necesitan las mismas condiciones que para ser juez de letras del respectivo territorio jurisdiccional. De tal forma, que las exigencias varían según se trate de postular a una cargo de defensor público de una simple comuna o agrupación de comuna que tratándose de una comuna asiento de capital de provincia o de asiento de una Corte de Apelaciones.

 

Aptitudes para ser receptor ante los juzgados de letras y procurador del número

          En ambas situaciones se exige solamente:

A.- Poseer las condiciones requeridas para ejercer el derecho a sufragio en las elecciones populares.

B.- Acreditar las condiciones necesarias para desempeñar el cargo, y

C.- Tener veinticinco años de edad a lo menos.

 

Juramento e instalación

          Sosteníamos que estos funcionarios auxiliares de la administración de justicia son nominados por medio del correspondiente Decreto Supremo expedido por el Presidente de la República, pero ello por si sólo no los habilita para entrar en el desempeño de su cargo, puesto además deberán prestar juramento al tenor de la fórmula consignada en el artículo 471 del Código Orgánico de Tribunales. Este juramento los prestarán los fiscales, relatores y secretario de  Corte, ante el tribunal del que formen parte. Los otros funcionarios lo harán ante el juez respectivo.

          Si el tribunal estuviere acéfalo prestarán el juramento ante el Intendente o Gobernador, debiendo estos funcionarios dar el más pronto posible aviso al tribunal que le hubiere correspondido la diligencia, para tal efecto, le remitirán todo lo obrado.

Incapacidades

Para los fiscales, relatores y secretarios, rigen las incapacidades en razón del parentesco establecidas en el artículo 258 dependientes de una Corte de Apelaciones en su respectivo
territorio jurisdiccional. Tampoco pueden ser oficiales del ministerio público, asistentes sociales judiciales en un tribunal las personas que tengan con uno o más jueces de él alguno de los parentescos indicados en el precitado artículo.

          Por otro lado no pueden ser defensores públicos los que tengan con algunos de los jueces de letras propietarios del respectivo territorio jurisdiccional cualquiera de los parentescos indicados en dicho artículo. Del mismo modo no podrán desempeñar ante ningún juez funciones accidentales de defensores los que tengan con él cualquiera de los indicados parentescos  - artículo 469 del Código Orgánico de Tribunales.

Incompatibilidades

           Las funciones de los auxiliares de la administración de justicia son incompatibles con toda otra remunerada con fondos fiscales o municipales, con excepción de los cargos docentes hasta un límite de doce horas semanales. Sin embargo, las funciones de notario, secretario y receptor, podrán ser desempeñadas por una misma persona en aquellas comunas o agrupaciones de comunas en que a juicio del Presidente de la República no sea posible o conveniente hacerlos recaer en personas distintas por no permitirlo la exigüidad de los emolumentos correspondientes a cada uno de dichos cargos.

          Por otra parte, las funciones del ministerio público son incompatibles con las eclesiásticas y las de los defensores públicos con las eclesiásticas que tengan cura de almas.

Remoción

Los únicos auxiliares que gozan de inamovilidad son los fiscales judiciales tanto el de la Corte Suprema como los de las Cortes de Apelaciones.

          Los demás funcionarios pueden ser removidos por el Presidente de la República con el solo acuerdo de la mayoría de los miembros en ejercicio de la respectiva Corte de Apelaciones.

Por otro lado, los funcionarios que figuren en lista Deficiente o por segundo año consecutivo en Lista Condicional, una vez firme la calificación respectiva quedará removido de su cargo por el solo ministerio de la ley, circunstancia que debe ser comunicada de inmediato por el órgano calificador respectivo al Ministerio de Justicia, con el objeto de que éste, para los efectos
administrativos correspondientes, curse a la brevedad el debido decreto supremo.

 

Los funcionarios auxiliares de la administración de justicia también cesan en sus cargos.

1.- Por incurrir en las causales de incapacidad establecidas por la ley para ejercerlos, o

2.- Por las siguientes causas indicadas en el artículo 332 del  Código Orgánico de Tribunales.

 

a) Por remoción acordada por la Corte Suprema en conformidad a la Constitución Política o las leyes.

b) Por sentencia ejecutoriada recaída en el juicio de amovilidad, en que se declare que el funcionario no tiene el buen comportamiento exigido por la Constitución Política del Estado para permanecer en el cargo.

c) Por renuncia del cargo, hecha por el funcionario y aceptada por la autoridad competente.

d) Por jubilación o pensión obtenida por servicios prestados al Poder Judicial, sea cual fuere el régimen provisional aplicable.

e) Por la promoción del funcionario a otro empleo del judicial aceptada por él.

f) Por el traslado del funcionario a otro empleo del orden judicial.

g) Por la aceptación del cargo de Presidente de la República.

h) Por la aceptación de todo cargo o empelo remunerado con fondos fiscales, semifiscales o municipales, y

i) Cuando sobrevienen a los funcionarios algunas de las inhabilidades indicadas en los cuatro primeros números del artículo 256 del Código Orgánico de Tribunales.

A los fiscales y relatores se les aplica además lo prescrito en el N" 9 del artículo 332 del Código Orgánico de Tribunales, esto es, por haber sido declarado responsable criminal o civilmente por delito cometido en razón de sus actos ministeriales.

          Por su parte, los oficiales del ministerio público y los defensores públicos cesan por haber abrazado las funciones eclesiásticas y con aquellas que tengas cura de almas respectivamente.

          Los secretarios, notarios, conservadores, archiveros, receptores y procuradores cesarán también en sus funciones si fueren condenados a las penas de inhabilitación para cargos y
oficios públicos.

 

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Comentarios

mm que pena un paregunta eso de que pais es ¿?

 

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 es de chile po paoo ..teni que pegarle una hojeada al COT. (por si no sabes el codigo organico de tribunales. payaso

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Es un martillero publico, un auxiliar de la administracion de la justicia de acuerdo a CPC art 491???

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